Jakie procesy można zautomatyzować w firmie?

Automatyzacja różnych obszarów firmy

Zacznijmy od tego, czego dotyczy automatyzacja procesów biznesowych. Na najbardziej ogólnym poziomie możemy przyjąć, że automatyzacja procesów biznesowych może funkcjonować w dwóch podstawowych obszarach firmy, tzw. front-office i back-office.

Front-office dotyczy wszystkich działów, które mają kontakt z klientem, takich jak sprzedaż czy obsługa klienta, gdzie ten kontakt jest bardzo bezpośredni, oraz marketing, który trafia swoim przekazem na bardziej ogólnym poziomie do znacznie szerszej grupy. Back-office obejmuje z kolei wewnętrzne działy, które są niezbędne do funkcjonowania firmy, takie jak kadry, księgowość, finanse czy IT.

Podsumowując, we wszystkich tych działach możemy automatyzować procesy biznesowe. Ale jakie konkretnie? O tym dowiesz się niebawem. Muszę jednak podkreślić, że nie ma jednego szablonu czy zestawu automatyzacji, czy nawet kategorii, które możemy wdrażać uniwersalnie w każdej firmie.

Każda organizacja jest inna i wymaga indywidualnego podejścia. Różne są podstawy ich działalności, a co za tym idzie, różne są procesy, które często są diametralnie odmienne. W tym artykule skupię się na najczęściej automatyzowanych procesach, które występują w większości małych i średnich firm. Celem jest przedstawienie potencjalnych obszarów do zautomatyzowania w Twojej firmie. Zacznijmy od sprzedaży.

Automatyzacja prospectingu

W sprzedaży mamy kilka najczęściej występujących procesów, które możemy automatyzować, a które często nie są zautomatyzowane w firmach. Pierwszym z nich jest prospecting i tzw. cold mailing, czyli wysyłanie "zimnych" maili do potencjalnych klientów. Możemy zbierać informacje o tym, ile z tych maili dociera do naszej bazy, ile z tych maili jest otwieranych przez potencjalnych klientów, na ile z nich ktoś udzielił odpowiedzi.

Możemy również układać cały schemat automatycznie występujących po sobie maili, jednego maila po drugim. Najczęściej są to 3 lub 4 maile, o ile oczywiście ten ciąg nie zostanie przerwany odpowiedzią od naszego prospecta, czyli potencjalnego klienta.

W takim wypadku o określonej porze określonego dnia wysyłany jest pierwszy mail, później np. 3 dni później kolejny, a za tydzień trzeci mail z ostatecznym przypomnieniem. Taka automatyzacja w cold mailingu z różnymi narzędziami może funkcjonować z powodzeniem. Co więcej, możemy łączyć te dane, które zbieramy z tego procesu i np. powiązać je później z CRM-em w przypadku tych prospektów, którzy stali się kwalifikowalnymi leadami.

Automatyzacja tworzenia ofert

Kolejny proces, który można zautomatyzować w wielu firmach to proces tworzenia ofert. Można tutaj zapytać, jak to możliwe, skoro oferty każda firma ma swoje, robione są na jakiejś templatce, na jakimś szablonie i to już jest jakieś tam ułatwienie. Oczywiście, korzystanie z szablonów jest jak najbardziej wskazane w wielu procesach, ale tutaj chodzi o to, że automatyzacja pozwala nam na lepszą personalizację.

W zależności od tego, jakie dane o potencjalnym kliencie zbierzemy na różnych etapach procesu sprzedaży, później możemy dzięki tym zebranym danym w odpowiedniej bazie wygenerować dla tego klienta ofertę, która będzie odpowiadała np. rozmiar firmy, branża, w której klient działa, czy zakres produktu, którym jest zainteresowany, a nawet konkretny produkt - wszystko to może wpływać na personalizację komunikacji.

Istnieje możliwość przygotowania odpowiednich szablonów, które jednym kliknięciem, po uzupełnieniu danymi firmy, mogą zostać dostosowane do jej specyfiki. Wypełniamy je oczywiście spersonalizowanymi informacjami czy materiałami, co jest obszarem, na który automatyzacja daje większe pole do popisu. Mniej klikania, mniej wypisywania szablonów, przetwarzania ich, przeklejania obrazków, a więcej hiperpersonalizacji, która jest niezwykle opłacalna.

Automatyzacja w systemie CRM

Kolejnym istotnym elementem jest system CRM i jego powiązanie z innymi narzędziami, takimi jak narzędzie do tworzenia ofert. Dzięki prawidłowo wdrożonemu systemowi CRM, możemy zautomatyzować część komunikacji do klienta, wymianę informacji pomiędzy członkami zespołu, follow-upy, przypomnienia o kontakcie z klientem. Te funkcje można powiązać z naszym kalendarzem czy listą zadań, aby nigdy nie zapomnieć o najważniejszych zadaniach.

Marketing automation - newslettery, webinary, landing pages, grafiki

Przejdźmy teraz do obszaru marketingu, który jest prawdopodobnie najczęściej automatyzowanym obszarem w firmach. Pojęcie automatyzacji i marketingu, czyli marketing automation, jest niezwykle popularne. Dlaczego? Ponieważ marketing działa zazwyczaj na dużo większej skali, na dużo większych liczbach niż np. sprzedaż czy obszary back-office'owe.

Dzięki narzędziom marketing automation można zautomatyzować wysyłkę newsletterów do naszej grupy docelowej w danej kampanii, co może obejmować setki czy tysiące kontaktów. Takie narzędzia oferują oczywiście o wiele więcej możliwości, umożliwiają automatyzację webinarów, analizę danych zbieranych z tych webinarów, tworzenie landing pages na szablonach.

Warto również wspomnieć, że dzięki automatyzacji można przygotowywać szablony materiałów graficznych, co pozwala na zachowanie spójności z przekazem, jaki marka chce komunikować, poprzez podmianę tylko niektórych elementów na tych grafikach. Takie szablony z powodzeniem funkcjonują np. w mediach społecznościowych. Automatyzacja mediów społecznościowych to dość kontrowersyjny temat, jednak jest to jedna z grup procesów, które również można automatyzować, zwłaszcza dzięki integracji z sztuczną inteligencją.

Dzięki automatyzacji, komunikat może być przetwarzany na szablony graficzne i publikowany na różnych platformach, takich jak LinkedIn, Twitter czy Instagram, bez konieczności ręcznego przygotowywania i przeklejania informacji. To pozwala na zbieranie danych z różnych działań Marketing Automation, które są niezbędne do analizy i raportowania. Bez tych danych, nie można wyciągać wniosków i eksperymentować, dlatego automatyzacja jest niezwykle pomocna w analityce i zbieraniu danych.

Automatyzacja analityki

Automatyzacja dotyczy również bardziej technicznych aspektów marketingu, takich jak Google Analytics. Chociaż procesy takie jak zbieranie konkretnych danych i łączenie ich z innymi programami często są wykonywane ręcznie, dzięki automatyzacji możemy zbierać szczegółowe dane, na których nam zależy, a następnie tworzyć na ich podstawie raporty i powiązać je z innymi narzędziami, z których korzystamy.

Warto również wspomnieć o prostym procesie automatyzacji, który często jest pomijany w firmach B2B, ale jest powszechnie stosowany w e-commerce - monitorowanie działania strony internetowej. Jeśli strona przestanie działać poprawnie, możemy otrzymać automatyczne powiadomienie, na przykład za pomocą SMS-a. Automatyzacja tego procesu jest prosta i może zaoszczędzić wiele problemów.

Automatyzacja w administracji dokumentami

Przejdźmy teraz do obszarów back-office, czyli administracyjnych i wewnętrznych działów firmy. Na pierwszym miejscu muszę wspomnieć o fakturach. Wystawianie faktur sprzedażowych i ewidencjonowanie faktur zakupowych są procesami, które mogą być prawdziwą zmorą. Jednakże, w dużej mierze można je zautomatyzować, co pozwoli zaoszczędzić wiele godzin pracy.

Dzięki automatycznemu rozpoznawaniu znaków (OCR), faktury mogą być przypisywane do konkretnych klientów i importowane do programu księgowego, co pozwala zaoszczędzić wiele czasu.

Automatyzacja rozliczeń i windykacji

Kolejnym procesem, który warto zautomatyzować, jest monitorowanie rozliczeń. Chociaż polski system bankowy nie jest jeszcze w pełni gotowy na automatyczne monitorowanie wpłat na konto, istnieje kilka banków, które oferują taką usługę. Dzięki temu, można automatycznie monitorować wpłaty, wysyłać przypomnienia do klientów, którzy jeszcze nie zapłacili za fakturę, a nawet automatycznie wysyłać wezwania do zapłaty.

Automatyzacja w kadrach

Załóżmy, że cały ciąg zdarzeń, który następuje później, to ciąg, który można zautomatyzować. Pierwszy krok jest najbardziej czasochłonny, ale nawet jeśli wykonamy go ręcznie, co zwykle jest normą, możemy już zaplanować całą ścieżkę wiadomości i komunikatów, które są kierowane do klienta, który nie płaci. W tym kontekście warto również wspomnieć o działach takich jak kadry / HR, gdzie proces, który można znacznie zautomatyzować, to wdrażanie pracowników, czyli tzw. onboarding.

Wiele firm już korzysta z systemów, które wymagają od pracowników przechodzenia przez szkolenia określonego typu, najczęściej są to szkolenia dotyczące zasad obowiązujących w danej firmie, przepisów prawnych itp. Warto jednak podejść do tego trochę bardziej kreatywnie, ponieważ możemy również zautomatyzować zadania, które są do wykonania przez nowego pracownika, materiały, wiedzę, którą powinien przyswoić. Te wszystkie informacje mogą być systematycznie udostępniane.

Raportowanie wykonanych zadań również można zautomatyzować, co jest ogromną wartością, którą nowy pracownik może otrzymać na starcie od firmy, dzięki automatyzacji. Ma on na bieżąco zaplanowany strumień informacji, który do niego dociera. Nie musi prosić kolegów z pracy czy swojego mentora o informacje, co ma robić, czego ma się uczyć, skąd ma pozyskiwać wiedzę, ponieważ wszystko to można zaplanować, aby regularnie docierało do pracownika w pierwszych dniach czy tygodniach.

Automatyzacja raportów

Chciałbym również opisać kilka procesów, które są wspólne dla wszystkich działów, o których wspomniałem, a mianowicie jest to na pewno raportowanie. Zastanówcie się, ile czasu w waszej firmie jest przeznaczane na tworzenie raportów, kopiowanie informacji w celu stworzenia tych raportów, wysyłanie tych raportów.

Jest to bardzo często obszar, w którym można zauważyć największą oszczędność czasu, ponieważ dane z arkuszy kalkulacyjnych i baz danych można automatycznie wyciągnąć, automatycznie wkleić na odpowiedni szablon i wysłać do odpowiedniej osoby, na przykład raz w tygodniu, codziennie, raz na miesiąc. Może to być ogromna oszczędność czasu dla osób, które zamiast zajmować się swoją pracą, którą powinny wykonywać, na przykład sprzedażą, wiele godzin w tygodniu poświęcają na raporty.

Automatyzacja kopiowania i przenoszenia danych

Gdy już mówimy o kopiowaniu informacji do raportów, procesy, w których trzeba kopiować dane i wklejać je w inne miejsce, niekoniecznie do raportów, ale na przykład do ofert, do maili wewnątrz zespołu, przypomnień, do komunikacji w ramach projektu, mogą być zautomatyzowane. Tam, gdzie dane są powtarzalne, gdzie powtarzalna jest treść, możemy zautomatyzować te procesy i tym samym oszczędzić sobie wiele żmudnej pracy, która jest wykonywana dzień po dniu w wielu firmach.

Automatyzacja zarządzania projektami

Wreszcie, skoro już wspomniałem o zarządzaniu projektami, jest to bardzo wdzięczny temat, ponieważ wiele aplikacji używanych do prowadzenia projektów umożliwia integrację z innymi narzędziami, z arkuszami kalkulacyjnymi, programami do edycji tekstu, tworzenia prezentacji, kalendarzem, tak, żeby przypomnienia w ramach danego projektu również na bieżąco docierały do odpowiednich osób. Zarówno zarządzanie projektem, jak i jego prowadzenie, poszczególne etapy, kamienie milowe, sprinty - wszystko to można w dużej mierze zautomatyzować przy użyciu odpowiednich narzędzi.


Warto również zwrócić uwagę na możliwość automatyzacji przekazywania danych pomiędzy różnymi działami, takimi jak dział office'owy, back-office'owy, księgowość czy finanse. Często dane z działu sprzedaży czy marketingu są potrzebne w innych działach, a automatyzacja tego procesu może znacznie ułatwić transfer danych. Oczywiście, możliwości automatyzacji w dużej mierze zależą od technologii i oprogramowania, z jakiego korzysta dana firma. Automatyzacja może pomóc uniknąć wielu nieporozumień, nerwów i niepotrzebnie spędzonych godzin na przesyłanie danych.


Podsumowując, jednym z najtrudniejszych aspektów wdrażania automatyzacji procesów biznesowych jest zmiana sposobu myślenia i zauważanie procesów, które można, a nawet trzeba zautomatyzować. Kluczowe jest podejście do tworzenia nowych procesów z otwartym umysłem, zwracając uwagę na elementy, które można od początku zautomatyzować.


Mam nadzieję, że ten artykuł pozwolił Ci zrozumieć, jakie procesy można zautomatyzować w firmie. Zachęcam do otwartego myślenia o automatyzacji. Wymaga to praktyki i przyzwyczajenia, ale kiedy już zaczniesz to robić, efekty mogą być bardzo satysfakcjonujące. Piszę to z własnego doświadczenia.


Do zobaczenia w kolejnym wpisie!