Ile czasu można zaoszczędzić dzięki automatyzacji?

Zastanawiasz się, ile czasu można zaoszczędzić dzięki automatyzacji? W tym artykule skupię się na kwestii oszczędności czasu, jaką może przynieść firmie automatyzacja procesów biznesowych. Skoncentruję się wyłącznie na różnicy w czasie, jaką można zaobserwować w wykonywaniu danych zadań jeden do jednego przed wdrożeniem automatyzacji i po wdrożeniu.

Pominę tym samym wszystkie inne, nie mniej istotne, pośrednie oszczędności czasu wynikające np. z eliminacji rozproszeń i wytrącenia ze stanu skupienia, czy zmniejszeniu liczby popełnianych błędów i czasu, który trzeba poświęcić na ich namierzenie i rozwiązanie.

Ten artykuł będzie zawierał wiele liczb, więc jeśli interesują Cię dane na ten temat i szukasz punktu odniesienia, jakiego rzędu mogą być to wartości, zapraszam Cię do dalszej lektury. Ale zanim przejdziemy do suchych danych, chciałbym zilustrować Ci oszczędność czasu na przykładzie konkretnego procesu i prostej kalkulacji wynikającej z jego zautomatyzowania.

Automatyzacja w sprzedaży B2B

Przyjmijmy, że będzie to tworzenie tygodniowego raportu przez handlowców. Załóżmy, że naszą przykładową firmą będzie SuperPolRex, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Zaznaczam, że sprawdziłem, czy taka firma nie funkcjonuje, a jeśli przeoczyłem to zbieżność nazw jest przypadkowa. Kiedyś wystarczyło użyć nazwy "firma X", ale teraz jest dosyć znana, bardzo znana firma o tej nazwie i musiałem być trochę bardziej kreatywny.

SuperPolRex zajmuje się produkcją mebli biurowych, zatrudnia trzech handlowców, którzy z końcem tygodnia przesyłają dyrektorowi handlowemu raport ze swoich działań w ciągu tygodnia. Prospecting, takie jak wysyłanie zimnych e-maili czy robienie zimnych telefonów, to jedna z wielu czynności, które handlowcy muszą wykonywać. Inne obejmują rozmowy z potencjalnymi klientami, kwalifikację leadów, umawianie spotkań na żywo lub online, wysyłanie ofert i zamykanie transakcji. Załóżmy optymistycznie, że handlowcy czerpią połowę tych informacji z systemu CRM, 25% z oprogramowania do wysyłki zimnych e-maili (np. ile potencjalnych klientów otworzyło e-mail, ile odpowiedziało), a pozostałe 25% informacji uzupełniają ręcznie.

Raportowanie sprzedaży przez handlowców

Cały proces, który obejmuje logowanie do odpowiedniego oprogramowania, eksport danych, ich przeklejenie, przypisanie do tabeli i wysłanie e-maila z raportem, jest stosunkowo krótki. Dzięki sprawności naszych handlowców, zajmuje to tylko godzinę tygodniowo. Mając trzech handlowców, oznacza to łącznie 12 roboczogodzin miesięcznie przeznaczonych na tygodniowe raportowanie.

Pomijając kwestię sensowności raportowania tych konkretnych statystyk, a nie innych metryk, załóżmy, że etap optymalizacji procesu pod tym kątem mamy już za sobą. Skupiamy się wyłącznie na technikaliach i bezproduktywnym klikaniu i przepisywaniu danych, aby stworzyć raport. Wszystkie dane są przepisywane lub przeklejane do szablonowej tabeli w Excelu lub Google Sheets i wysyłane do dyrektora handlowego. Ten z kolei scala te tabele, przekleja wartości do kolumny z odpowiednim handlowcem, co zajmuje mu, załóżmy optymistycznie, 15 minut tygodniowo.

Automatyzacja raportów

Teraz wyobraźmy sobie, że dzięki prostej automatyzacji, proces tworzenia raportu z tygodniowej aktywności handlowca zajmuje tylko 10 minut. Oczywiście, możliwe jest, że ten proces zostanie zredukowany do zera, ponieważ wszystkie informacje z różnych źródeł (CRM, program do prospektowania, skrzynka mailowa, arkusz Google Sheets) będą na bieżąco rejestrowane i zapisywane. Ale załóżmy, że handlowiec poświęca te 10 minut na przejrzenie raportu i dodanie swoich uwag czy komentarzy. Następnie dyrektor sprzedaży otrzymuje wszystkie te dane w jednym łącznym raporcie, w jednym miejscu, na desce rozdzielczej dla wszystkich trzech handlowców.

W rezultacie, oszczędzamy łącznie 10 roboczogodzin miesięcznie. Jest to jedynie przykład. Przy różnej liczbie handlowców, mogłoby być mniej lub więcej. Wartości mogą fluktuować w zależności od tego, jak dobrze dostosowany i wdrożony jest system CRM. W przypadku bardziej rozbudowanych raportów, ten czas mógłby być znacznie wyższy. Co istotne, dla automatyzacji nie ma to znaczenia. Liczba handlowców, objętość raportu - niezależnie od tego, dla ilu osób taka automatyzacja zostanie wdrożona i ile danych będzie zbieranych w raporcie, będą one gromadzone w mgnieniu oka.

Oszczędność czasu w sprzedaży

Skupmy się jednak na tych 10 roboczogodzinach zaoszczędzonych przez handlowca miesięcznie. Rocznie to 120 godzin. To jak byśmy zyskali dodatkowe 3 tygodnie pracy jednego handlowca rocznie. Nawet zakładając 44 tygodnie robocze rocznie, wychodzi nam niemal 14 dni roboczych rocznie. A mówimy tutaj o zautomatyzowaniu jednej, prostej, powtarzalnej czynności. Jeśli w Twojej firmie raportowanie przez handlowców jest realizowane w podobny, szybki i spójny sposób, to może Ci to dać obraz tego, ile czasu można zaoszczędzić automatyzując tego typu procesy w innych działach.

Przełożenie automatyzacji na oszczędność czasu w firmie

Przyjrzyjmy się statystykom, które pozwolą nam spojrzeć na szerszy obraz. Według badania firmy Zapier z 2021 roku, dzięki automatyzacji najwięcej czasu oszczędzają:

- Marketerzy - 25 godzin tygodniowo
- Specjaliści IT - 20 godzin tygodniowo
- Pracownicy obsługi klienta - 16 godzin tygodniowo
- Pracownicy działów HR - 8 godzin tygodniowo
- Przedstawiciele handlowi - 6 godzin tygodniowo
- Księgowi - 4 godziny tygodniowo

Zauważcie, że handlowcy, których przywołałem w przykładzie, są de facto na dole tej listy, a automatyzując pracę innych działów można zaoszczędzić nawet kilkakrotnie więcej czasu.

Automatyzacja pracy biurowej

Najnowsze badanie State of Digital Maturity z 2022 roku, przeprowadzone przez firmę Formstack i Mantis Research w USA, pokazuje, że 51% pracowników korzystających z komputerów poświęca co najmniej 2 godziny tygodniowo na powtarzalne czynności. Z drugiej strony, badanie z 2023 roku przeprowadzone przez firmę Slack, dostawcę popularnego komunikatora wykorzystywanego w wielu firmach, wskazuje, że pracownicy korzystający z automatyzacji oszczędzają średnio ponad 3,5 godziny tygodniowo. To oznacza 3,5 godziny oszczędności czasu tygodniowo na jednego pracownika.

Zakładając, że w Polsce w 2023 roku mamy 250 dni roboczych, pomniejszając o 30 dni na urlopy i zwolnienia lekarskie, możemy przyjąć jako podstawę 220 dni roboczych, czyli 44 tygodnie z 5 dniami roboczymi. Mnożąc te 44 tygodnie przez 3,5 godziny oszczędności tygodniowo przypadające na jednego pracownika, otrzymujemy łącznie ponad 19 dni roboczych oszczędności, czyli prawie miesiąc czasu jednego pracownika rocznie.

Korzyści z automatyzacji

Przyjmując, że osiągamy podobną średnią oszczędność czasu wśród pracowników umysłowych w firmie, to firma zyskuje dodatkowy miesiąc czasu w roku na marketing, sprzedaż, redukcję kosztów czy rozwój umiejętności. W moim przekonaniu, są to dość konserwatywne dane i bardzo ostrożne szacunki. Istnieje duża szansa, że taka oszczędność czasu to dopiero początek, biorąc pod uwagę, że wiele procesów można zautomatyzować w pełni. Wielu pracowników, na przykład, połowę swojego czasu poświęca na takie powtarzalne manualne czynności, które można zautomatyzować.

Mam nadzieję, że ten artykuł pozwolił Ci zrozumieć, jak dużą bezpośrednią oszczędność czasu może przynieść automatyzacja. Teraz pozostaje już tylko mnożenie. Mnożenie tych godzin oszczędności tygodniowo, miesięcznie, rocznie przez koszt roboczogodziny w danym dziale w firmie, aby zobaczyć, jaką oszczędność finansową ten czas przynosi. Do zobaczenia!