Czy istnieją proste automatyzacje procesów biznesowych?

Zastanawiasz się, czy istnieją proste automatyzacje procesów biznesowych? Jeżeli interesujesz się tematem automatyzacji procesów biznesowych, być może natknąłeś się na posty, artykuły czy webinary na ten temat. Często można odnieść wrażenie, że automatyzacje procesów są czymś prostym. Wystarczy poznać narzędzia typu Make czy Zapier, które pozwalają spinać ze sobą wiele aplikacji działających w sieci. W tym artykule odpowiadam na pytanie, czy rzeczywiście automatyzacja procesów biznesowych jest prosta i czy istnieją automatyzacje, które są od A do Z proste.

Narzędzia do automatyzacji procesów

Istnieje kilka popularnych narzędzi do automatyzowania procesów biznesowych. Są to na przykład IFTTT (If This Then That), Zapier, Make, N8N czy Power Automate, służący do automatyzowania procesów w ekosystemie Microsoftu. Z drugiej strony mamy narzędzia do tworzenia całych aplikacji, takie jak narzędzia no-code, low-code, które nie wymagają zaawansowanych umiejętności programistycznych. Przykładowe aplikacje to Bubble, FlutterFlow, Softr czy Webflow.

Oczywiście, istnieje również podejście klasyczne, czyli aplikacje “high-code” pisane przez dewelopera lub zespół deweloperów w konkretnych językach programowania, w konkretnym frameworku itd. Czwartym elementem są automatyzacje czy integracje wbudowane już w konkretne narzędzia, z których możemy korzystać, takie jak Google Sheets, Airtable, systemy Marketing Automation czy CRM.

Zachęcam do zapoznania się z dodatkowym źródłem wiedzy i materiałów, z którego można bezpłatnie skorzystać. Narzędzia, o których mówimy, często zawierają w sobie podstawowe funkcjonalności i automatyzacje, z których można skorzystać. Ograniczeni jesteśmy jednak zazwyczaj do zestawu integracji, które przygotowali dla nas twórcy danego narzędzia. W przypadku niektórych programów, takich jak Google Sheets czy Airtable, mamy możliwość pisania własnych skryptów, co poszerza możliwości automatyzacji różnych czynności.

Platformy no-code i low-code vs. programowanie

Narzędzia low-code i no-code, które pozwalają nam łączyć ze sobą różne procesy, mają wiele zalet. Przede wszystkim, prototypowanie automatyzacji procesu jest znacznie szybsze i prostsze za pomocą takich narzędzi jak Zapier czy Make. Funkcjonalności, które oferują te narzędzia, pozwalają na bardzo szybkie stworzenie prostego Minimum Viable Product (MVP), czyli prostej automatyzacji, która już posiada konkretną funkcjonalność i bardzo szybko można ją zintegrować z usługami takimi jak Google Workspace.

Gdybyśmy chcieli to zrobić w czystym kodzie, nawet proste integracje zajęłyby znacznie więcej czasu i byłyby o wiele bardziej kosztowne. Dlatego, kiedy mówimy o prostych automatyzacjach, często na myśl przychodzą właśnie takie narzędzia.

Również tworzenie, integracja czy automatyzacja jest znacznie szybsza i prostsza w przypadku narzędzi no-code'owych i low-code'owych. Daje to dużą przewagę w zastosowaniach, w których możemy osiągnąć dokładnie to samo pisząc to w kodzie albo stosując odpowiednie narzędzie.

Podobnie jest z testowaniem, debugowaniem i rozwijaniem takich integracji czy automatyzacji. Jesteśmy tutaj ograniczeni funkcjonalnościami, które zostały przygotowane, ewentualnie jeśli integrujemy się na własną rękę z API, jesteśmy ograniczeni możliwościami, które dane API daje.

Stworzenie aplikacji uszytej na miarę naszych potrzeb może być czasami po prostu niemożliwe. Aplikacja napisana w czystym kodzie często działa znacznie stabilniej, wydajniej i łatwiej może być zachować poufność danych w funkcjonowaniu takiej aplikacji.

Proste technicznie automatyzacje procesów biznesowych

Czy automatyzacje procesów biznesowych mogą być proste? Z technicznego punktu widzenia - tak. Zwłaszcza jeśli mówimy o punktowych, pojedynczych procesach, które nie są specjalnie rozbudowane, które wykorzystują powszechnie dostępne narzędzia, które łatwo ze sobą integrować i automatyzować.

Inną sprawą jest jednak przygotowanie się do tej automatyzacji, rozpoznanie tego, gdzie należy ją stosować, gdzie należy ją wdrażać, jak przeprowadzić samo wdrożenie, jak zaadresować wszystkie te wątki, które wiążą się z automatyzacją procesów biznesowych. Zagadnienia kadrowe, związane z organizacją procesów w firmie, kwestie finansowe czy bezpieczeństwa, to aspekty, które nawet przy implementacji technicznie prostych automatyzacji, mogą sprawić, że proces ten nie jest wcale taki prosty. Przyjrzyjmy się bliżej tej kwestii.

Załóżmy, że mamy do czynienia z prostym, niezłożonym procesem, który może zostać zautomatyzowany w technicznie nieskomplikowany sposób. W takim wypadku, mamy do czynienia z prostą automatyzacją, ale nie możemy na tym poprzestać. Musimy wziąć pod uwagę całe otoczenie biznesowe. Wówczas zrozumiemy, że procesy biznesowe nie są tak proste, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.

Czy istnieją w pełni proste automatyzacje procesów biznesowych?

Powróćmy zatem do punktu wyjścia: czy istnieją proste, w pełni nieskomplikowane automatyzacje procesów biznesowych? Odpowiedź brzmi: tak, pod warunkiem, że połączymy prostotę samego procesu, niski stopień skomplikowania technicznego stworzenia takiej automatyzacji oraz fakt, że proces ten nie jest kluczowy i nie wiąże się z wieloma innymi procesami. Wówczas możemy go punktowo wyjąć i zautomatyzować. To może być właśnie punkt wyjścia do prostej automatyzacji procesów biznesowych.

Konkretnym przykładem może być proces tworzenia okładek do podcastu, którego jesteście słuchaczami. Nie jest to kluczowy element funkcjonowania mojej firmy. Mogę tworzyć te okładki ręcznie, co z pewnością zajęłoby mi więcej czasu i byłoby bardziej kłopotliwe, ale nie miałoby to katastrofalnych skutków. Dzięki automatyzacji tego procesu, łatwiej jest mi tworzyć nowe odcinki podcastu, wiedząc, że okładki do nich powstaną automatycznie. Wykorzystuję do tego trzy narzędzia: Airtable, Make i Renderform. Airtable pozwala mi zapisywać dane na temat danego odcinka, Make pobiera te dane, a Renderform wypełnia szablon okładki na platformy podcastowe i na YouTube. W ten sposób, jednym kliknięciem, tworzę okładki do nowych odcinków.

To jest właśnie przykład prostej automatyzacji procesów biznesowych. Można to zrobić stosunkowo szybko i na pewno, gdybym chciał sam napisać w kodzie program o podobnej funkcjonalności, albo zlecić to zadanie programiście, zapłaciłbym za to o wiele więcej niż kosztuje czas na to poświęcony.

Gdzie szukać inspiracji do prostych automatyzacji?

Na koniec chciałbym zakończyć ten artykuł w nieco inny sposób niż zwykle. Rozpocząłem tworzenie newslettera "Proste Automatyzacje", do którego możecie zapisać się na stronie prosteautomatyzacje.pl. W tym cyklicznym biuletynie, który będzie pojawiał się raz w tygodniu, zamierzam prezentować przykłady prostych do wdrożenia w firmie automatyzacji. Te niewielkie zmiany mogą przynieść znaczące korzyści, takie jak oszczędność czasu, redukcja stresu i zwiększenie skupienia. Mogą one stać się jednymi z tych drobnych elementów, które przyczynią się do tego, że codzienność w biznesie stanie się nieco przyjemniejsza.

Być może wprowadzenie kilku takich "cegiełek" w Twojej firmie sprawi, że łatwiej będzie Ci przekonać swój zespół, decydentów w Twojej firmie, a może nawet samego siebie do automatyzacji procesów biznesowych na szerszą skalę. Automatyzacja może stać się strategiczną częścią rozwoju firmy.

Jeśli czujesz, że takie przykłady prostych automatyzacji wraz z instrukcją ich wdrożenia mogłyby być czymś przydatnym dla Ciebie, to przypominam o stronie, gdzie możesz zapisać się do newslettera prosteautomatyzacje.pl.

Dziękuję za Twoją uwagę i do zobaczenia w kolejnym artykule!