5 zaskakujących korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Główne korzyści z automatyzacji procesów biznesowych to oszczędność czasu i pieniędzy. Choć te korzyści mogą wydawać się oczywiste, ich skala może być znacząca i zasługuje na szersze omówienie. W tym artykule skupię się jednak na mniej oczywistych korzyściach płynących ze zautomatyzowania procesów biznesowych.

Rzucanie wyzwania większym firmom

Pierwszą z nich jest to, że automatyzacja pomaga konkurować z większymi firmami. Według raportu przeprowadzonego w 2021 roku w USA przez firmę Zapier pod tytułem "State of Business Automation", 88% małych i średnich przedsiębiorstw poniżej 250 pracowników twierdzi, że automatyzacja pozwala im konkurować z większymi od siebie firmami.

Przyczyny są różne. Pierwszą z nich jest możliwość szybszego działania. 34% firm stwierdziło, że automatyzacja pozwala im spędzać mniej czasu na zadaniach administracyjnych, a 28% stwierdziło, że automatyzacje skracają czas potrzebny na kontakt z potencjalnym klientem. 35% wskazało na lepszą obsługę klienta, a 34% stwierdziło, że automatyzacja zadań takich jak wprowadzanie danych zmniejsza liczbę błędów, które są popełniane.

Podnosząc swoją efektywność na tak wielu polach, firmy korzystające z automatyzacji stają się bardziej konkurencyjne, nawet w stosunku do większych organizacji. W następnych artykułach przyjrzymy się bliżej realnym przykładom z sektora B2B. Rozważmy content marketing, który często stanowi najkosztowniejszy element marketingu B2B. Jest to związane z faktem, że jest on zazwyczaj bardzo czasochłonny, jeżeli chcemy go wykonywać skutecznie. Wymaga również specjalistów o określonych predyspozycjach, których niełatwo znaleźć na rynku, a także współpracy nad treścią z ekspertami wewnątrz lub na zewnątrz organizacji.

Jednakże, dzięki wdrożeniu automatyzacji powiązanych z AI, które mogą sugerować treści, je poprawiać oraz publikować w odpowiednich kanałach, możemy zaoszczędzić wiele godzin czasu menedżerów czy specjalistów od marketingu. Ci mogą poświęcić swój czas na to, gdzie jest on najbardziej potrzebny. W ten sposób, firma może regularnie tworzyć treści lepszej jakości, rywalizując o uwagę odbiorcy z większymi od siebie organizacjami.

Automatyzacja znajduje zastosowanie również w sprzedaży. Dzięki automatyzacji powtarzalnych czynności, takich jak przygotowanie danych i materiałów potrzebnych do stworzenia oferty, dwóch handlowców jest w stanie obsłużyć znacznie więcej kwalifikowalnych leadów, niż dwóch analogicznych handlowców w większej firmie, która automatyzacji procesów sprzedażowych nie wdraża. Automatyzacja niweluje dystans pomiędzy takimi firmami wynikający wyłącznie z rozmiarów firmy, w tym przypadku mierzonego liczebnością szespołu handlowców.

Automatyzacje jako metronom

Drugą nieoczywistą korzyścią, o której warto wspomnieć, jest zjawisko polegające na tym, że automatyzacje stają się swego rodzaju metronomem, czyli narzędziem stabilizującym tempo, wyznaczającym rytm, pilnującym regularności różnych działań w firmie. Są odzwierciedleniem procesu, który automatyzujemy i mogą pilnować wykonywania danej czynności regularnie. Automatyzacja sprawia, że nie uciekamy w inne działania, żeby tylko odsunąć w czasie to, co ma wysoki próg wejścia. Sam ten fakt jest już wystarczającym uzasadnieniem do automatyzacji procesów, bo najczęściej jest tak, że to nie jakieś pojedyncze wystrzały genialnych pomysłów są kluczem do sukcesu, ale po prostu regularna, systematyczna praca, którą to automatyzacja bardzo wspomaga.

Chodzi tu nie tylko o sytuacje, kiedy czerwona lampka zaświeci się w systemie, jeśli dana czynność nie zostanie wykonana. Inne przykłady to: przygotowanie wstępnych danych, materiałów, które automatyzacja przesyła dzień wcześniej i które można wykorzystać do zaplanowanych publikacji treści marketingowych, czy automatyczne generowanie raportów w określonych terminach, bazujących na spójnych, powtarzalnych zestawach danych. To akurat jest przykład czynności, którą w wielu przypadkach da się zautomatyzować w 100%, przynosząc dziesiątki, setki godzin oszczędności rocznie. Trzecim przykładem na pilnowanie regularności mogą być przypomnienia o follow-upach, telefonach do wykonania z systemu CRM, które możemy powiązać z kolejnymi akcjami. Przykładowo, wraz z takim przypomnieniem, handlowiec otrzymuje podsumowanie profilu firmy, ostatniej komunikacji i uzgodnień, co znacznie usprawnia podjęcie kontaktu.

Automatyzacje pilnujące spójności przekazu

Trzecią nieoczywistą korzyścią, na którą pragnę zwrócić uwagę, jest spójność, jaką daje automatyzacja. Mówimy tu o spójności formy, ale również treści. Przyjmijmy, że Twoja firma tworzy treści marketingowe w wielu kanałach, inne na LinkedInie, inne na Facebooku czy Instagramie, a jeszcze inne w kanałach, których firma jest właścicielem, jak newsletter czy blog. Zakładając, że firma ma wytyczne, którymi się kieruje przy tworzeniu treści, można każdorazowo przepuścić taki komunikat marketingowy przez automatyzację. Ta sprawdzi, czy w przekazie nie ma elementów sprzecznych z wartościami firmy, czy ton i styl są w pełni odpowiednie dla danego medium.

Nie musimy wykorzystywać tych możliwości automatyzacji tylko jako ramy, ale możemy również wykorzystać ją jako narzędzie do wzbogacania treści, co zasługuje samo w sobie na osobny wpis na blogu, na pewno napiszę o tym więcej. Nawet bez tego jest to doskonały przykład automatyzacji, w której nie pomijamy człowieka, a budujemy automatyzację, w której człowiek jest w centrum, a automatyzacja i AI pomagają mu i podpowiadają. Na przykład, mogą zasugerować: “Zweryfikuj ten fragment w twoim artykule na LinkedIn, w którym porównujesz konkurencję do psującego się malucha, jest on sprzeczny z naszymi wytycznymi, które mówią, że nie nawiązujemy bezpośrednio do konkurencji w naszych komunikatach”. Oczywiście jest to skrajny przypadek, ale dobrze pokazuje, jakie możliwości tutaj drzemią, zwłaszcza kiedy tych komunikatów jest więcej, kiedy publikujemy treści często, regularnie. Wtedy niepożądane komunikaty, nie do końca spójne z wartościami naszej firmy, zawsze mogą się gdzieś przedostać. Automatyzacja pomaga tego pilnować.

Podobne zastosowanie można znaleźć w sprzedaży B2B, w mocno spersonalizowanym prospektingu mailowym, w zimnych wiadomościach na LinkedIn, lub w samych ofertach dla klienta. Tam również automatyzacja może pilnować, aby informacje, które tam się znajdują, były spójne z tym, co nasza firma ma zamiar komunikować.

Taka automatyzacja staje się cenna nie tylko w rękach menedżerów zarządzających zespołami, marketingowców czy handlowców, ale również w rękach samych specjalistów. Pomaga im weryfikować poprawność, spójność swoich działań, sprawić, że ich praca będzie bardziej wartościowa, będzie przynosiła lepsze rezultaty zarówno dla firmy, jak i dla nich samych.

Eliminacja rozproszeń z interfejsów

Czwartą korzyścią jest eliminacja rozproszeń. Czy mówimy tutaj o rozproszeniach w postaci powiadomień z aplikacji na smartfonie, social mediów, skrzynki mailowej? Oczywiście można zautomatyzować ograniczenie takich rozproszeń, ale o nich chciałem poruszyć zupełnie inny temat. Istnieją takie mikroczynności, które są powtarzalne i nie zabierają wiele czasu, np. Zaledwie dwie minuty dziennie, a w rzeczywistości oszczędności są znacznie większe. Oczywiście, skala korzyści zależy również od liczby zaangażowanych osób - im więcej osób, tym większa skala korzyści płynących z automatyzacji. Mówiąc o tym, mam na myśli rozproszenie i często frustrację, które powodują interfejsy. Logowanie, szukanie odpowiednich zakładek, przycisków, pobieranie danych z udostępnionych plików, z chmury Google, Microsoft, systemów CRM czy ERP. Teoretycznie, klikamy i pracujemy, ale nasuwa się pytanie, czy to jest praca przynosząca wartość i czy rzeczywiście kończy się na tych dwóch minutach? Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Kalifornijskim wykazują, że potrzebujemy średnio 23 minut i 15 sekund, aby po przerwaniu skupienia wrócić do stanu skupienia, a właśnie klikanie po tych interfejsach nas z tego stanu wytrąca.

Częstym argumentem przeciwko automatyzacji krótkich procesów biznesowych, mikroczynności, jest bezpośrednie porównanie czasu poświęconego na zaprojektowanie i wdrożenie automatyzacji z rzeczywistą oszczędnością czasu. Przyjmijmy, że automatyzacja danej czynności, takiej jak dwuminutowa mikroczynność wykonywana codziennie, trwa 10-15 godzin. A 10-15 godzin pracy nad automatyzacją przyniesie około 8 godzin oszczędności jednej osobie w ciągu roku. Mogłoby się wydawać, że to nie jest gra warta świeczki. Jednak w takich sytuacjach warto spojrzeć na to z szerszej perspektywy. Nie jesteśmy robotami, nie przechodzimy natychmiast do wykonania kolejnej czynności z pełną wydajnością i skupieniem po wykonaniu jednej czynności. Dodajmy kilka takich mikroczynności dziennie, a przecież często wykonujemy ich kilkanaście, kilkadziesiąt w ciągu dnia. Odpowiedź na pytanie, dlaczego tak niewiele czasu w ciągu dnia jesteśmy w stanie przeznaczyć na skupioną pracę, nasuwa się sama. Możemy to porównać z sytuacją, w której nie otwieramy przeglądarki i nie logujemy się do żadnego interfejsu, klikamy jeden skrót, a dane, które są dla nas ważne, trafiają np. do naszej skrzynki odbiorczej. W komunikatorze, z którego korzystamy, znajduje się dedykowany kanał, na którym można przesyłać odpowiednie pliki. Możliwe jest również rozwiązanie, dzięki któremu o określonej porze każdego dnia otrzymujemy wyfiltrowane dane, na przykład przed rozpoczęciem pracy. Pisałem już o podobnej sytuacji w nawiązaniu do pilnowania regularności działań poprzez automatyzację.

Automatyzacja mikroczynności staje się tym bardziej wartościowa, im cenniejszy jest czas danej osoby - prezesa, dyrektora, menedżera czy specjalisty, którego praca wymaga skupienia. Akumulacja pozytywnego wpływu automatyzacji różnych mikroczynności pracowników potrafi również przynieść wiele satysfakcji. Co więcej, przynosi wymierne korzyści biznesowe, ponieważ zwielokrotniamy czas, w którym specjaliści i menedżerowie pracują w skupieniu, co jest o wiele bardziej produktywne i kreatywne.

Automatyzacja, a zadowolenie pracowników

Ostatnim, piątym punktem, który chciałbym omówić, jest zadowolenie pracowników. Ale jak to, przecież czy automatyzacja i AI będą pozbawiały pracy! - stwierdzą niektórzy. Przyjrzyjmy się wspomnianemu wyżej badaniu Zapier, w którym 92% pracowników umysłowych zgodziło się z tym, że automatyzacja poprawiła jakość ich funkcjonowania w miejscu pracy. Konkretnie, dwie na trzy osoby stwierdziły, że są zadowolone ze swojej roli w miejscu pracy, ponieważ korzystają z automatyzacji. 63% stwierdziło, że automatyzacja pomogła im zwalczyć wypalenie zawodowe, a 65% zauważyło, że korzystanie z automatyzacji w pracy sprawia, że są mniej zestresowani.

Możemy zatem przypuszczać, jak pozytywnie automatyzacja może wpływać na zmniejszenie rotacji pracowników w miejscu pracy. To wiąże się z ogromnymi oszczędnościami dla pracodawcy. Jest to trochę kontrintuicyjne, ponieważ powszechne przekonanie mówi, że automatyzacja i sztuczna inteligencja będą zabierały miejsca pracy. Jestem jednak zwolennikiem podejścia, że w przypadku większości pracowników umysłowych, automatyzacja i AI mogą pomóc im pracować bardziej efektywnie, z lepszymi wynikami, bardziej twórczo, co w rezultacie sprawia, że są bardziej zadowoleni z wykonywanych obowiązków. To oczywiście ma bardzo pozytywne przełożenie na biznes.


Zakończę tym optymistycznym akcentem. Jeśli temat automatyzacji i sztucznej inteligencji w biznesie przyciąga Twoją uwagę, serdecznie zachęcam do regularnego odwiedzania tego bloga lub słuchania podcastu “automatyzacje i AI w biznesie” na Twojej ulubionej platformie.